Assistant administratif au programme

Job Description

Seuls les candidats ayant le droit de travailler au Sénégal peuvent présenter leur candidature à ce poste.

Aperçu des fonctions du poste

L’IIPE-UNESCO Dakar est le Bureau Afrique de l’Institut international de planification de l’éducation de l’UNESCO (IIPE-UNESCO). L’IIPE-UNESCO est un institut spécialisé dont le mandat est de renforcer la capacité des États membres de l’UNESCO à planifier et à gérer leurs systèmes éducatifs. L’IIPE-UNESCO Dakar est réputé pour ses analyses du secteur éducatif et aide les pays africains à élaborer des plans crédibles de développement des systèmes éducatifs dans le cadre de l’agenda 2030 pour l’éducation. Par une approche de renforcement des capacités, l’IIPE-UNESCO Dakar contribue à la production d’analyses diagnostiques, de plans sectoriels et d’outils pédagogiques qui contribuent à des politiques éducatives plus pertinentes et durables. L’IIPE-UNESCO Dakar est également activement impliqué dans la création de connaissances pour le secteur de l’éducation en Afrique. Vous trouverez de plus amples informations sur ses activités en cliquant sur le lien suivant IIPE-UNESCO Dakar. Sous l’autorité générale de la Cheffe du Bureau de l’IIPE-UNESCO Dakar et sous la supervision directe du Chargé des finances et de l’administration, l’assistant.e administratif.ve appuiera les équipes programmes de l’IIPE-UNESCO Dakar en terme de secrétariat, organisation d’événements, mission et achat de biens et services. L’assistant.e administratif.ve pourra être déployé.e sur un ou plusieurs de ces axes, en fonctions des activités menées par le bureau.

Principales devoirs et responsabilités

Fournir des services de secrétariat

• Préparer la réception de visiteurs et de nouveaux membres et non-membres du personnel.
• Organiser et participer aux réunions, préparer les ordre du jour, prendre des notes et rédiger les comptes rendus des réunions.
• Rédiger et préparer les correspondances courantes, les notes de service et les rapports non substantiels (Français et Anglais).
• Assurer au besoin la traduction divers textes (correspondances, courriers, documents brefs, présentations PowerPoint) en anglais ou en français.
• Maintenir un répertoire des noms et contacts de tous les partenaires.
• Appuyer la communication avec les partenaires, participants aux ateliers, etc.
• Organiser le système de classement et le tenir à jour régulièrement.

Organiser les voyages en mission pour les spécialistes de programme en lien avec l’administration:

• Assister les voyageurs dans toutes les démarches nécessaires en lien avec leurs voyages. Cela inclus de manière non exhaustive : Etablir des plans de voyage, réservation des billets d’avion, visas, Security Clearance, d’hôtel, transferts, calcul des DSA, appui à la communication avec l’agence de voyage, etc.
• Informe et coopère avec les bureaux de l’UNESCO, les commissions nationales, les délégations permanentes, les agences des Nations Unies pour le bon déroulement des missions.
• Faire le suivi de la soumission des rapports et des claims de mission. Gestion de la clôture des missions en collaboration avec les spécialistes de programme.

Organiser les événements (ateliers, regroupements de formation, rencontres, etc.)

• Appuyer la préparation des documents et supports techniques tels que les notes d’information, programmes, invitations, supports documentaires, gestion des aspects liés aux hôtels, contrats de prestataires.
• Assurer la prise en charge des participants : réservation des fonds, achats des billets d’avions, appui à l’obtention de visa, à l’identification et à la réservation d’hébergement, navette depuis/vers l’aéroport, paiement des perdiems, etc.
• En cas d’événement en ligne, gérer les sessions en créant le lien d’invitation, ajouter des interprètes à la réunion, assister les sessions en enregistrant, en réalisant des sondages, en partageant des documents, etc.
• Etablir les contrats, appuyer l’organisation de la logistique ainsi que le déroulement de l’événement.

Apporter un appui pour les achats des biens et services:

• Assurer la préparation les bons de commande et des contrats, suivre l’état des demandes et maintenir un contact privilégié avec les fournisseurs.
• Appuyer la préparation des dossiers d’établissement des contrats de consultants, des interprètes, des traducteurs, entreprises en s’assurant de l’exigence et de l’exhaustivité de documents justificatifs.
• Fournir un soutien logistique aux consultants le cas échéant (visa, itinéraire, etc.).
• Faire le suivi de l’exécution des contrats initiés jusqu’à leur clôture et notifier les membres du personnel concernés des échéances à venir.
• Effectuer le traitement des demandes et suivi de paiements. Vérifier l’effectivité des paiements et informer les parties concernées.

Maintenir l’intégrité financière de l’Unité Administrative et du bureau. Identifie des anomalies, erreurs, alerte AO et entreprend des opérations pour corriger les erreurs/omissions.

Maintien d’un dossier de connaissances et de mémoire institutionnelle sur les tâches effectuées.

Education

Etudes secondaires, générales, techniques ou professionnel complétées.

Expérience professionnelle

Un minimum de 5 années d’expérience dans le domaine des services administratifs ou dans un domaine équivalent, de préférence au sein d’une organisation internationale.

Compétences et attitudes

• Excellent sens de l’organisation et forte volonté d’obtenir des résultats.
• Capacités rédactionnelles démontrées.
• Capacité à assurer l’achèvement d’un travail de haute qualité dans les délais impartis.
• Capacité à travailler en équipe, dans un esprit de collégialité et de soutien mutuel.
• Capacité à travailler avec des personnes issues de milieux culturels différents.
• Flexibilité et adaptabilité, la charge de travail pouvant fluctuer.
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office et des systèmes de vidéoconférence, tels que Zoom et
• Microsoft Teams avec une aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes.
• Excellentes compétences en matière de communication.

Exigences linguistiques

Excellente maitrise du français ou de l’anglais et bonne connaissance de l’autre langue.

Education

Diplôme universitaire ou certification en administration des affaires est souhaité.

Expérience professionnelle

• Expérience au sein d’une agence des Nations Unies.
• Expérience dans la gestion administrative de projet.