Procurement Coordinator

Description de l'offre

Employé à durée déterminée (durée déterminée)

Description

Principales responsabilités

Exigences professionnelles

Comprendre les exigences opérationnelles du département et les appliquer dans le travail quotidien.

Planification

• Conseiller et demander l’approbation des clients internes pour les modifications des demandes initiales.
• Faciliter entre toutes les parties la résolution rapide des problèmes pouvant affecter la satisfaction des besoins du demandeur et des communautés.
• Identifier des sources d’approvisionnement alternatives pour les matériaux / services non sous contrat.
• Travailler avec la logistique pour assurer la livraison et la réception sécurisées des matériaux commandés.
• Résoudre les conflits avec les livraisons et les fournisseurs.

Approvisionnement stratégique

• Exécuter le processus d’évaluation du marché et de préqualification des fournisseurs selon les directives établies pour les catégories assignées.
• Gérer le processus RFQ/RFP, y compris les méthodologies de base et d’enquête de prix, selon le cadre approuvé pour les catégories assignées.
• Mener les négociations pour les catégories assignées.
• Superviser les événements de sourcing des bureaux de terrain et le travail d’assistance lié au sourcing.
• Préparer les documents de soumission au comité des achats pour garantir leur exhaustivité afin de permettre un processus de prise de décision éclairé.
• Faciliter les réunions du comité des achats et veiller à ce que la documentation appropriée soit maintenue.

Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs

• Remplir avec précision le formulaire de gestion des données maîtres (ou le registre des contrats/fournisseurs).
• Surveiller et finaliser la clôture, le renouvellement ou le renouvellement des contrats, selon ce qui est approprié pour les produits assignés.
• S’assurer que les conditions contractuelles et les indicateurs de performance sont compris par les fournisseurs.
• Identifier et résoudre ou escalader les problèmes liés aux contrats, tant en interne qu’en externe.
• Analyser la performance des fournisseurs en fonction des informations de retour des clients et d’autres sources, et coordonner avec les fournisseurs pour l’amélioration

Exécution des achats

• Recevoir les demandes d’achat entrantes (en attente d’action de l’acheteur), vérifier que les spécifications sont claires, organiser un événement de sourcing si les articles requis ne sont pas déjà sous contrat, mettre à jour la demande d’achat avec les informations réelles du fournisseur et libérer la demande d’achat pour approbation.
• Suivre les politiques et directives d’achat dans les décisions d’attribution des fournisseurs sous le seuil applicable.
• Gérer les demandes de modification des bons de commande en coordination avec les demandeurs, les responsables budgétaires et les fournisseurs.
• Consolider toute la documentation requise pour la présentation à la finance afin d’assurer le paiement rapide des fournisseurs pour les matériaux et services livrés.

Gestion des données, analyse et reporting

• Collecter et analyser les données de l’ensemble de l’organisation pour soutenir la prise de décision.
• Fournir un support dans la conception des métriques commerciales pour surveiller la performance de la gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM) et alerter la direction lorsque le seuil de performance est violé.
• Réaliser une analyse des dépenses pour soutenir les activités de sourcing stratégique et la gestion des relations avec les fournisseurs.
• Préparer un rapport récapitulatif des réponses des fournisseurs pour les réunions de décision du comité des achats.
• Suivre et analyser la performance des achats et les économies réalisées par rapport aux niveaux cibles établis.
• Collecter et rassembler des données utiles pouvant être utilisées pour améliorer les systèmes généraux établis et communiquer ces informations au superviseur immédiat

Processus, procédure et politique

• Effectuer toutes les tâches liées aux achats conformément aux politiques, processus et directives approuvés.
• Conseiller la direction concernant tout défi / risque / directive impraticable.
• Collecter les retours des clients concernant les politiques, processus et directives, et les rapporter à la direction nationale pour des améliorations ou des changements.
• Examiner avec les partenaires / sous-bénéficiaires leurs politiques et procédures de gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM), identifier les lacunes, les documenter dans des rapports d’évaluation et les intégrer dans des plans de renforcement des capacités

Contrôle et conformité

• Effectuer la pré-qualification des fournisseurs pour tous les nouveaux fournisseurs et maintenir les dossiers.
• Participer au développement d’outils d’identification et d’évaluation des risques, de registres et d’autres outils, et évaluer les risques SCM et contractuels pour les achats de biens, de travaux ou de services.
• Maintenir une bonne tenue des dossiers et des archives conformément aux directives établies par la direction.
• Coordonner avec les demandeurs pour clôturer les bons de commande ouverts en temps opportun.
• Mettre en œuvre les recommandations d’audit convenues dans le processus d’achat selon les directives données par le chef de département.
• Participer au processus de révision des systèmes de contrôle interne des partenaires / sous-bénéficiaires dans le processus d’achat pour identifier les lacunes, les documenter dans des rapports d’évaluation et les intégrer dans des plans de renforcement des capacités.
• Surveiller périodiquement les progrès de la mise en œuvre des recommandations et informer la direction de toutes les parties.

Leadership et coaching & Formation et renforcement des capacités

• Gérer la performance des subordonnés directs par le biais d’évaluations de performance, de conversations fréquentes et d’autres méthodes appropriées. Faire preuve de courage en fournissant des conseils ou des retours pour une amélioration continue de la performance.
• S’assurer que tous les membres du personnel de la chaîne d’approvisionnement comprennent les politiques, processus et systèmes d’achat.
• Planifier et coordonner les réunions départementales pour examiner l’état des tâches et informer l’équipe de direction des progrès des fonctions du département
• Coordonner, participer à et/ou former le personnel de la chaîne d’approvisionnement et d’autres départements de WVI sur les politiques, processus et systèmes d’achat de WVI.
• Réaliser des évaluations de capacité et des plans de renforcement des capacités des partenaires / sous-bénéficiaires selon le cadre / les directives établis.
• Former les partenaires / sous-bénéficiaires en fonction du plan de renforcement des capacités approuvé, surveiller les progrès. Coordonner avec les parties prenantes internes pour surveiller les progrès et soumettre des rapports d’avancement à la direction.

Soutien administratif :

• Gérer et maintenir les réunions régulières du consortium Gold+.
• Coordonner les réunions internes et externes pour le CoP, y compris la réservation des salles, la préparation des ordres du jour et l’assurance que les documents nécessaires sont disponibles.
• Rédiger, réviser et éditer les présentations et autres documents du Consortium.
• Préparer et gérer la correspondance, les mémos et les rapports pour le consortium en coordination avec l’équipe de communication.
• Organiser et coordonner les voyages nationaux et internationaux, y compris les vols, l’hébergement et le transport.
• Préparer les itinéraires de voyage et veiller à ce que les membres de l’exécutif soient informés de leur emploi du temps.
• Aider le COP/ DCOP à organiser la coordination régulière des réunions du consortium et d’autres réunions de haut niveau avec des représentants du gouvernement.
• Rédiger les procès-verbaux des réunions, préparer les actions à entreprendre et assurer le suivi avec les différentes parties prenantes

Qualifications / compétences / aptitudes / expérience requises 

Autres compétences/attributs 

Etre capable de travailler en équipe, et de contribuer à la construction de l’esprit d’équipe

Qualifications: Formation/Connaissances/Compétences techniques et Expérience

• Diplôme de licence minimum en administration des affaires en Supply Chain ou dans un domaine similaire, ou expérience équivalente (CIPS intermédiaire)
• Plus de 5 ans d’expérience en tant qu’assistant administratif, dont au moins 2 ans de soutien aux cadres de niveau C.
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Solides capacités de communication écrite et orale.
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Capacité à travailler de manière autonome, à prioriser les tâches et à gérer plusieurs responsabilités.
• Grande attention aux détails et solides compétences en résolution de problèmes.
• Capacité à maintenir la discrétion et la confidentialité en tout temps
• Gérer efficacement les relations avec les fournisseurs et les clients internes.
• Maintenir une bonne relation avec les clients assignés et les orienter périodiquement.
• Analyse des offres des fournisseurs (première analyse)

Environnement de travail / Conditions

• Environnement de travail: Basé au bureau avec des déplacements fréquents sur le terrain
• Etre capable de travailler en équipe, et de contribuer à la construction de l’esprit d’équipe

Date limite de dépôt des candidatures, le 22 Octobre 2024