Office Manager

Job Description

Nous recrutons un(e) Office Manager pour un de nos clients spécialisé dans la logistique.

Le rôle de l’Office Manager est essentiel pour la croissance et la performance du groupe, en assurant la fluidité des opérations et en renforçant l’efficacité des processus, ce poste contribue directement aux objectifs stratégiques de la filiale et du groupe. Grâce à une gestion proactive et à une communication efficace, l’Office Manager garantit un environnement de travail harmonieux et productif, favorisant ainsi la satisfaction des clients et partenaires.

Missions principales

• Superviser la gestion des documents administratifs, y compris les contrats, les rapports financiers, les factures et autres dossiers pertinents. Assurer la conformité et la précision des informations enregistrées dans les bases de données de l’entreprise.
• Rédiger et soumettre des rapports périodiques (quotidiens, hebdomadaires, mensuels) sur les activités administratives et les performances opérationnelles, à la Direction Générale et au siège. Cela inclut des rapports financiers, des suivis budgétaires, et des analyses de performance.
• S’assurer que les fournitures de bureau et équipements nécessaires sont disponibles et gérés de manière optimale pour éviter toute rupture de stock, tout en maintenant un contrôle sur les dépenses de fournitures.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe logistique pour coordonner les livraisons, la gestion des stocks, le transport et l’entreposage. Garantir la disponibilité des ressources et équipements nécessaires pour le bon déroulement des opérations.
• Veiller à ce que les besoins en ressources humaines et matérielles soient planifiés en fonction de la charge de travail prévue, en assurant la répartition efficace des équipes et l’optimisation de leur temps.
• Assurer le suivi des expéditions, des livraisons et des retours. Communiquer les informations pertinentes à l’équipe pour un suivi en temps réel et une résolution rapide des problèmes éventuels.
• En collaboration avec le département des Ressources Humaines, participer activement au processus de recrutement pour identifier les talents locaux et les intégrer au sein de l’équipe Gossini Sénégal. Organiser et superviser le processus d’intégration des nouveaux employés.
• Coordonner avec le service des RH pour s’assurer que les salaires sont traités correctement et à temps.
• Gérer les dossiers de prestations sociales et répondre aux questions des employés concernant les politiques internes.
• Organiser des sessions de formation et de développement des compétences, ainsi que des ateliers sur les meilleures pratiques logis- tiques et administratives, pour favoriser l’évolution des employés.
• Jouer un rôle clé dans la communication entre les équipes, en veillant à ce que les informations importantes circulent efficace- ment entre les différents départements et entre le siège et la filiale.
• Représenter le groupe auprès des clients, fournisseurs et partenaires locaux pour garantir une communication fluide et le respect des engagements.
• Assurer une qualité de service élevée et répondre aux besoins ou aux réclamations des partenaires.
  Organisation d’Événements Internes et Externes : Planifier et organiser des réunions, séminaires, et autres événements qui soutiennent la croissance de la filiale, et gérer les aspects logistiques liés à ces événements

Profil Recherché 

• Formation : Bac +5 en Commerce, Marketing, Gestion des Affaires ou dans un domaine pertinent
• Minimum de 5 ans d’expérience dans la gestion administrative, avec une spécialisation en logistique ou dans un secteur similaire. Expérience dans un poste d’encadrement ou de gestion opérationnelle au sein d’une entreprise multinationale est un atout.
• Maîtrise des outils bureautiques, tels que Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Compétence dans l’utilisation des logiciels de gestion de projet et des outils de planification,comme Asana ou des systèmes ERP.
• Connaissance des meilleures pratiques en matière de gestion logistique et de supply chain. Excellentes compétences en communication, tant écrite qu’orale, avec une capacité avérée à gérer des équipes et à résoudre des conflits.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en maintenant une collaboration efficace avec les autres départements et la direction.
• Compétences en négociation et en gestion des relations avec les parties prenantes externes. Sens de l’organisation et de la planification, avec une aptitude à prioriser les tâches pour respecter les délais.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement dynamique et à s’adapter rapidement aux changements.
• Esprit analytique et souci du détail pour identifier et résoudre les problématiques opérationnelles.
• Bilingue en français et en anglais, permettant de gérer les échanges avec le siège et les partenaires internationaux
• Disposé à voyager fréquemment dans le pays et la région.