Assistant Administratif

Description de l'offre

Assistant Administratif (H/F)

Enabel est l’Agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, Enabel fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents : le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques, et la citoyenneté mondiale. Avec 2000 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelque 150 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.

Contexte

Enabel accomplit toute mission de service public qui s’inscrit dans le cadre de l’Agenda 2030 pour le développement durable, en Belgique et à l’étranger. Ainsi, l’organisation renforce l’impact de la Belgique en matière de développement international en exécutant également des missions pour des mandats tiers, tant nationaux qu’internationaux.

Dans le cadre du développement de ses activités au Sénégal et en Gambie, en coopération déléguée de l’UE au Sénégal, Enabel cherche à pourvoir le poste d’Assistant Administratif afin d’accompagner les projets SEN2100211 (TEIAGROPOLE) + SEN2200311 (Gungue Mbayum Doundou) à Kaolack avec des déplacements fréquents dansles zones d’intervention.

Mission Générale 

L’Assistant Administratif, focalisé sur les aspects techniques des projets, joue un rôle clé dans l’accompagnement des partenaires de mise en oeuvre et des experts thématiques. Il/elle assure la liaison entre ces derniers et le chef de projet, garantissant une communication fluide et un suivi efficace des activités quotidiennes.

Description de la fonction

L’Assistant Administratif est responsable de soutenir les équipes de terrain, les experts thématiques, et de servir de relais entre eux et le chef de projet. Il/elle assure la coordination administrative, logistique et technique, contribuant ainsi à la bonne exécution des projets dans les délais impartis.

Objectifs de la fonction 

• Faciliter l’exécution efficace des activités de terrain en assurant un soutien administratif et logistique aux équipes et experts.
• Garantir une communication fluide entre les différents acteurs du projet, notamment entre les équipes de terrain, les experts thématiques, et le chef de projet.
• Contribuer à l’optimisation des processus techniques et administratifs pour renforcer l’efficacité des interventions sur le terrain.
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Responsabilités

• Coordination : Assurer la liaison entre les acteurs de terrain, les experts thématiques, et le chef de projet.
• Gestion administrative : Organiser les déplacements, gérer les documents techniques, et suivre les budgets liés aux activités techniques.
• Support technique : Fournir un appui technique quotidien aux équipes de terrain et aux experts thématiques.
• Suivi et Évaluation : Participer à la planification, au suivi et à l’évaluation des activités techniques pour garantir leur bonne exécution.

Tâches en Interne et en collaboration avec les partenaires extérieurs : En interne :

• Organiser et gérer les réunions entre les équipes de terrain, les experts thématiques, et le chef de projet.
• Préparer et consolider les rapports techniques et administratifs pour les transmettre aux parties prenantes internes.
• Gérer les calendriers des activités et assurer la logistique des déplacements et des formations.

En Collaboration avec les partenaires de mise en œuvre:

• Coordonner avec les fournisseurs pour la gestion des équipements et du matériel nécessaire pour les activités de terrain.
• Collaborer avec les partenaires locaux (ONG, institutions publiques) pour aligner les activités techniques sur les besoins locaux.
• Négocier et gérer les contrats avec les prestataires de services (transport, hébergement) et les fournisseurs de matériel.

Profil

• Diplôme universitaire en gestion de projet, administration des affaires, sciences sociales, ou développement international est recommandé.
• Une spécialisation en gestion administrative ou logistique dans le cadre des projets de développement est un atout.

Expérience requise 

• Minimum 3 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de coordination, de préférence dans le cadre de projets de développement.
• Une expérience antérieure dans le soutien aux équipes de terrain et la gestion de projets techniques est fortement souhaitée.

Compétences spécifiques exigées 

• Capacités de coordination : aptitude à coordonner des activités impliquant plusieurs acteurs et à gérer des calendriers complexes.
• Compétences administratives et logistiques : capacité à organiser et gérer des aspects administratifs, y compris la gestion des documents, des déplacements, et des budgets. Communication efficace : excellentes compétences en communication écrite et orale, avec
• une capacité à transmettre des informations claires entre les différents acteurs du projet. Maîtrise des outils bureautiques : compétences avancées en Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et en gestion de bases de données.
• Maîtrise orale et écrite du français avec bonnes capacités rédactionnelles.
• Compétences ou connaissances spécifiques étant un atout :
• Connaissance des procédures de gestion des projets de développement : familiarité avec les processus et les outils de gestion de projet, notamment dans le contexte des projets de développement international.
• Compétences en gestion de contrats : expérience dans la négociation et la gestion de contrats avec des prestataires de services.
• Vous vous engagez à respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel (https://www.enabel.be/fr/content/vision-mission-valeurs-de-enabel)

Envoyer votre candidature comprenant une lettre de motivation et un CV à l’adresse suivante : recrutement.sen@enabel.be au plus tard le 30 Septembre 2024 à 17h, en précisant au niveau de l’objet la référence « Assistant Administratif ». Les envois sans mention de cette référence ne seront pas considérés.

Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi.

Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les compétences ».