Assistant.e G4 Skills, Planning and Ltlt

Job Description

L’UNESCO soutient les États membres dans la réalisation de l’Objectif du Développement Durable (ODD) 4, qui consiste à assurer une éducation de qualité inclusive et équitable et promouvoir les possibilités d’apprentissage tout au long de la vie pour tous. Le Bureau régionale de l’UNESCO pour l’Afrique de l’Ouest à Dakar couvre les 15 pays de la région de l’Afrique de l’Ouest, et collabore avec des différentes parties prenantes, y compris des gouvernements, des partenaires techniques et financiers, et des organisations de société civile. Le secteur de l’Éducation du bureau est configuré des 5 clusters :

• planification et coordination de l’ODD4 (Cluster planification et ODD4),
• développement des compétences pour l’emploi et la vie (Cluster Skills),
• apprendre à vivre ensemble/learning to live together (Cluster LTLT),
• enseignement et apprentissage, et
• éducation pour la santé et le bien-être. Les interventions des clusters consistent à des conseils techniques, collectes de données et analyses, plaidoyers basés sur les preuves, renforcements de capacités, partages de connaissances et d’expériences.

Attributions

Sous l’autorité du Directeur du Bureau régional de l’UNESCO pour l’Afrique de l’Ouest, et la supervision générale du chef du secteur éducation, et la supervision directe de la responsable du Cluster LTLT, le/la titulaire du poste titulaire du poste assistera les 3 Clusters – LTLT, Skills et ODD4/Planification – et devra s’acquitter des tâches suivantes :

• Préparer les correspondances, les courriers ou tout autre document à l’intention des représentants du gouvernement, des organisations internationales et d’autres organismes extérieurs, à soumettre au Directeur du Bureau via le Responsable du cluster et le Chef du secteur Education pour signature ;
• Apporter son appui dans le cadre de l’organisation et la gestion courante du Cluster : organisation des réunions, envoi, réception et distribution de divers courriers, classement, maintien d’un environnement de travail propre et sécuritaire pour le personnel ;
• Organiser les voyages en mission pour le personnel ;
• Assister sur l’engagement, le paiement et la clôture des contrats dans le système en s’assurant de l’exigence et de l’exhaustivité de documents justificatifs ;
• Suivre l’exécution des contrats, la réception de biens et de services, vérifier la conformité en lien avec les spécifications de la demande ;
• Traiter les demandes de paiement et suivre l’exécution des paiements ;
• Soutenir l’administration des processus de recrutement, y compris la sélection, la mise en place de réunions et la vérification des références ;
• Soutenir l’organisation des ateliers et des rencontres : (i) Préparation des documents et supports techniques tels que les notes d’information, programme, invitations, supports documentaires, gestion des aspects liés aux hôtels, contrats de prestataires ;
• Prise en charge des participants : réservation des fonds, achats des billets d’avions, paiement des per diem.

Compétences (Fondamentales / Managériales)

• Responsabilité (F)
• Communication (F)
• Innovation (F)
• Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
• Planification et organisation (F)
• Culture du résultat (F)
• Travail en équipe (F)

Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.

Qualifications

Formation

• Diplôme d’étude secondaire technique ou professionnelle dans le domaine du secrétariat et/ou en soutien administratif.

Expérience professionnelle

Un minimum de 3 (trois) ans d’expérience dans des tâches administratives, le secrétariat et/ou des domaines connexes.

Aptitudes & Compétences

• Bonnes capacités en communication et rédaction de la correspondance et des documents.
• Excellentes capacités d’organisation et de la coordination.
• Très bonnes capacités rédactionnelles.
• Capacité à travailler dans des délais courts et à gérer les priorités.
• Très bonnes capacités informatiques de l’utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, etc.).

Langues

Excellente connaissance du français et bonne connaissance de l’anglais.

Qualifications souhaitées

Expérience professionnelle

• Expérience dans le domaine de l’assistance administrative et du secrétariat.
• Expérience dans un environnement international.

Aptitudes et Compétences

Connaissance du système des Nations Unies.

Langue

Connaissance du wolof.

Salaires et indemnités

Veuillez changer le titre de la section “Indemnités et Prestations” et la renommer « Processus de soumission de candidature ». Veuillez utiliser des sections supplémentaires pour ajouter d’autres informations nécessaires, si besoin.

Processus de sélection et de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l’UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

L’évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu’un entretien basé sur les compétences.

L’UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l’évaluation des candidats.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l’étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.