Assistante de Direction

Job Description

Missions : 

• Assister le Directeur dans la coordination avec les autres directions, les clients et les partenaires de la Direction
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du Directeur
• Piloter toute la correspondance (courrier départ et arrivée, physique et électronique) de la direction avec les clients internes et externes

Activités principales :

• Assurer la coordination entre les différentes agences et services de la direction
• Gérer la coordination entre les agences et les autres directions supports
• Assurer les correspondances avec les banques (PO, renouvellements…)
• Gestion du courrier clients et mise en place de tableau de suivi du niveau de traitement des demandes clients avec les structures destinataires jusqu’au bouclage
• Assurer les travaux bureautiques (saisies, prises de notes, archivage…)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes en relation avec l’entreprise
• Gérer le planning et/ou l’agenda du Directeur
• Garantir la confidentialité des documents et courriers
• Gérer les fournitures de bureau et autres approvisionnements nécessaires au bon fonctionnement de la Direction et toutes ses entités
• Enregistrer et piloter le dispatching du courrier arrivée et départ (physique et électronique)
• Soumettre le courrier arrivée au Directeur et autres responsables de structures
• Transmettre le courrier départ au Directeur et autres responsables de l’entreprise pour approbation et signature éventuelles
• Assurer l’envoi dans les délais du courrier en relation avec l’agent de liaison                                                                                                        Formation requise : Bac + 2/3 Secretariat/ gestion/ marketing/ commercial

Expérience souhaitée : Gestion relation clients internes et externes