Stagiaire Administration

Job Description

Responsabilités clés

Assistance voyage et visa:

Fournir des services de soutien pour faciliter les éléments suivants :

• Réservation de billets pour tous les déplacements du personnel de World Vision Sénégal
• Faciliter la demande de visas pour les voyageurs
• Gestion des transferts aéroportuaires pour les voyageurs
• Revu factures des prestataires de services et envoi de notifications de paiement aux prestataires de services.
• 30%

Tâches administratives et gestion des équipement & fournitures :

• Effectuer des tâches administratives pour le bureau de World Vision Sénégal
• Maintenir un système de classement administratif approprié
• Coordonner les prestataires de services du bureau de World Vision Sénégal Gestion des équipements et fournitures
• Effectuer des contrôles d’inventaire appropriés pour les équipement et fournitures du bureau, y compris les articles nécessaires à la pause-café.
• Faire l’inventaire des équipements et le rapprochement des fournitures de bureau.
• Mettre à disposition des fournitures de bureau aux staffs en cas de besoin.
• 30%

Gestion des prestataires de services et services publics :

• Coordonner avec la comptabilité le paiement des services publics (électricité, eau, téléphone, etc. – pour le bureau partagé).
• Fournir un soutien au superviseur dans le processus d’approvisionnement en préparant les documents (demande d’achat, bon de commande…).
• Préparer la documentation pour le paiement des taxes en collaboration avec le Event.
• Collaborer avec les prestataires de services (ex : menuisier, électricien, plombier…) pour les réparations et coordonner le paiement des prestataires de services. 25%

Planification d’événements

• Soyez la personne de référence pour la planification d’événements, par exemple des conférences organisées au bureau ou hors site
  (Agir en tant que planificateur d’événements).
• Effectuer d’autres tâches spéciales liées au poste ou aux fonctions du service, à la demande du superviseur. 15%
• Défendre et promouvoir les valeurs et pratiques organisationnelles, telles que la protection de l’enfant, rapporter les cas d’abus faits par des membres du personnel ou d’autres personnes, etc. conformément aux documents de références de WVS.

Qualifications / compétences / aptitudes / expérience requises 

Les éléments suivants sont exigés à travers une combinaison de formation formelle, auto-formation, expériences, etc.

Éducation : Diplôme professionnel en administration / secrétariat

Connaissances et compétences 

• Bonne communication et relationnelle
• Autonome, compétences d’organisation et de planification
• Capacité à bien travailler sous pression
• Compétences en lecture, écriture et expression orale en français, l’anglais est un plus
• Compétences informatiques (Microsoft Office)
• Autres remarques pertinentes

Qualification minimum exigée 

• Doit avoir un diplôme supérieur au minimum BAC + 2 en études de secrétariat bilingue/ de Direction, ou en Administration
• Doit avoir une connaissance du travail et une bonne organisation et méthode. Doit avoir d’excellentes capacités interpersonnelles
• Doit être capable de communiquer dans un environnement transculturel.

Date limite de dépôt des candidatures, le 3 Décembre 2024.